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Por: Sergio Trujeque
Director de TI
A unos dias de llegar al cierre del 1er semestre de 2010 la cantidad y calidad de la información disponible y relacionada con este importante tema es muy variada.
Por una parte contamos con ejemplos claros de grandes empresas que ya han implementado con éxito los cambios a sus sistemas internos y procesos de negocio y que nos hacen pensar que “con cierta facilidad” todos las demás contribuyentes lo podrán hacer y que solo se trata de “decidir cuando comenzar con el cambio” y por la otra tenemos la información comercial de las empresas que ven a este proyecto como una oportunidad para “generar ingresos” dicho de otra forma un muy “buen negocio”.
Lo que es una realidad desde el punto de vista de quien escribe este articulo es que desafortunadamente existe desinformación y además cierta “Miopía” sobre las implicaciones internas para las organizaciones respecto de las “oportunidades” y también “riesgos” que existen al implementar este “importante cambio organizacional”. Por ello a continuación comentaremos 4 aspectos funadamentales a tomar en cuenta para que UD. dimensione su proyecto :
In-house vs Outsource:
El primer aspecto sobre el que invito a razonar es el de identificar al equipo humano que soportará esta implementación
Hasta el 31 de diciembre de 2010 existen en general 2 formas de poder cumplir con esta disposición “voluntariamente”:
1) Usar sus propios medios para la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales ó
2) Apoyarse en un Proveedor Autorizado , de los cuales existen a la fecha 26 exclusivamente.
La pregunta más importante para el contribuyente radica en EVALUAR objetivamente la capacidad interna que tiene para poder realizar los cambios o las inversiones necesarias para enfrentar el cambio “por sus propios medios” lo cual implica contar con personal contable y de informática capaz de comandar los cambios tanto tecnológicos como de procedimientos administrativos internos e iniciar la emisión de forma segura.
En caso contrario, deberá evaluar la oferta de las empresas que estén a su alcance – y nos referimos tanto al presupuesto, como disponibles geográficamente – para decidir quién podrá ser su proveedor autorizado a quien confiará la emisión de sus Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) , erróneamente denominados Facturas electrónicas, pues no solo se trata de las facturas, ¿y los recibos de honorarios, cartas porte, y otros mas ?-
Integrando Sistemas (software + hardware)
En cualquiera de las 2 opciones para implementar el proyecto, ya sea por medios propios o por Proveedor Autorizado, un gran numero de empresas se verán en la necesidad de adaptar sus aplicaciones internas de facturación para cumplir con 2 objetivos fundamentales:
1. Emitir el comprobante con el Sello Digital que lo hace único, lo cual implica que se combinen los algoritmos de generación de la cadena original, con el Certificado Digital del contribuyente y la propia firma electrónica del contribuyente.
2. Producir el asiento contable derivado de la emisión del comprobante fiscal digital ( misma actividad que ya no será un requisito a partir del año 2011 )
Como consecuencia de esto, la empresa a su vez deberá desarrollar un VISOR de los documentos y almacenar los mismos en una forma segura durante los plazos que las disposiciones fiscales indican, en este caso 5 años. Para cumplir con ello los contribuyentes deberán evaluar si sus servidores de datos contienen la tecnología necesaria, los sistemas de respaldo adecuados y finalmente los procedimientos de seguridad que garanticen su inviolabilidad, su integridad y el acceso restringido y seguro que el almacenamiento amerita.
Revisar procedimientos (compras y ventas)
Uno de los aspectos que hemos notado que las empresas no han enfocado correctamente son los procesos que se ven afectados por la entrada en vigor de esta disposición. El 90% de los contribuyentes se esta concentrando en resolver el problema de la emisión de sus comprobantes fiscales digitales relacionados con el PROCESO de VENTA, sin embargo es muy factible que un impacto igual o mayor represente el PROCESO de COMPRAS o ABASTECIMIENTOS, en donde las empresas recibirán de una gran cantidad de proveedores CFD en formato electrónico mismos que deberán:
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1. Almacenar - al igual que los documentos digitales de ventas - por los plazos que marcan las disposiciones fiscales los CFD,
2. Validar que los Sellos que contienen los comprobantes sean auténticos – uno a uno contando para ello con el portal Web del propio Servicio de Administración Tributaria SAT.
Asegurar la validez jurídica de las transacciones y no solo su requisitos fiscales
En el mundo del papel, la facturas representan no solo la propiedad legal de un bien o servicio para el comprador, sino el soporte de que el vendedor enajenó el bien o prestó el servicio. Usualmente los contribuyentes llevan a cabo procesos complementarios para garantizar su cobro, cuando los términos de la venta fueron pactados a crédito; un pagaré es algo usual mismo que requiere recabar la firma del deudor. ¿ Será esto aplicable 100% a las transacciones electrónicas ?.
Imagine que su empresa ya se encuentra emitiendo CFD y que por el incumplimiento del pago de un cliente a quien se le otorgó un crédito UD. se ve en la necesidad de demandar por la vía mercantil al deudor y al llegar a cierto etapa de la demanda su abogado le requiere exhibir la factura de la entrega del bien o servicio . . . ¿ que mostraría ? Déjeme adivinar : la expresión gráfica del CFD en PDF ¿ cierto ?; bien, pues no necesariamente esa impresión será una prueba idónea; la razón es la siguiente: en el mundo electrónico de “la transacción” es lo que debe de soportarse y esa transacción es un mensaje de datos por tanto lo que aplica a estas transacciones es la Norma Oficial que rige a los mensajes de datos ¿interesante no?, de forma que aquí tiene un requisito más que observar al implementar su proyecto.
La evaluación Financiera del Proyecto
Finalmente una vez que se han delimitado las opciones de los anteriores párrafos el proyecto puede entrar a su evaluación financiera y comparar básicamente sobre dos aspectos:
1. Hacer una serie de inversiones HOY para emitir por sus propios medios los CFD
2. Comprometerse a pagar a un Proveedor autorizado una cantidad por cada factura emitida
Evidentemente hay varios aspectos a considerar en este punto además de lo ya comentado, por ejemplo : ¿cuantos CFD emitirá mensualmente ? , ¿ sus clientes le demandarán tener acceso a un portal Web en donde ellos puedan descargar sus CFD ? . Estas consideraciones añadirán costos al proyecto que se deben de considerar y todos en su conjunto evaluar bajo la metodología de Valor Presente Neto (VPN) o del Periodo de recuperación (Payback) pero lo mas importante será decidir ¿cómo se financiará el mismo y que impacto en los resultados de la organización puede tener?
¿Y la autoridad hacendaria que tiene en mente para el Futuro ?
Recordemos que este proyecto inició hace algunos años y por tanto la autoridad hacendaria ya sabe cual de las opciones puede apoyar más los objetivos que busca al implementar en forma obligatoria este cambio. Evidentemente la mejor opción desde su punto de vista es la de los Proveedores Autorizados, mismos que se convertirán en Certificados . No perdamos de vista que las reformas al Código Fiscal de la Federación publicadas al cierre de 2009 llevan implícita la autorización en línea mediante un “Sello de tiempo” (Time Stamp) – lo cual representa un cambio trascendental en la forma que hoy se puede cumplir con las opciones publicadas.
Hoy una transacción puede demorar aproximadamente 4 segundos para ser emitida, sin embargo al operar masivamente el tiempo de respuesta de los servidores que retornen el Time Stamp deberia de bajar a 1/10 , es decir a 0.40 segundos . ¿ Cómo lo piensa hacer el SAT ? ¿ Con servidores propios o licitando este servicio? En cuyo caso ¿ a quien?
Todo apunta a que en un futuro todas las transacciones – aun las emitidas por medio propios - irán a través de los Proveedores Certificados.
Conclusión
Recomendamos no limitar este proyecto a una simple firma de contrato para la emisión de los comprobantes fiscales digitales, como lo hemos comentado, su trascendencia puede ser mucho mayor dentro de la organización
Consideramos que el segundo semestre del año – eliminando los consabidos puentes Guadalupe – Reyes, las celebraciones del Bicentenario, El mundial del futbol y el puente de muertos - le dejan a los contribuyentes un margen corto para :
Integra el proyecto
Ejecutar la implementación y
Estar listo para las pruebas y las adecuaciones que surjan a partir del 1 de enero de 2001
¿Requiere ayuda?
En Baker Tilly México hemos integrado una división del área de Tecnologías de la Información especializada en Factura electrónica para poder ayudarle desde la evaluación de su proyecto y hasta la implementación de la solución final. No dude en ponerse en contacto con nosotros o enviarnos sus preguntas a:
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o visite http://www.bakertillymexico.com/facturae
Al día 13 de junio de 2010 el portal del SAT tiene publicados talleres de información para los meses de Oct, Nov y Dic de 2009: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_6560.html
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