Es normal que en estas épocas de la llamada crisis económica, las empresas tiendan a cuestionarse qué tan apropiadamente están utilizando sus recursos y la manera en que se generan las utilidades que les dan sustento en el mundo de los negocios.

Como consultor externo, frecuentemente son requeridos servicios para revisar los costos y los gastos de las organizaciones con el fin de racionalizar economías que les permitan subsistir en este medio convulsionado y altamente competitivo.

La visión de la alta dirección se ve alterada por noticias alarmantes en los medios financieros, que no le permiten mirar siquiera a mediano plazo y pretenden adoptar medidas inminentes de racionalizar, por decirlo de una manera más adecuada, los costos y los gastos de su operación para mantener sus niveles de utilidad previos a los que se tenían a la aparición de la crisis global que nos ha afectado a todos.

Veamos tan sólo uno de tantos casos en los que como asesor es necesario precisamente analizar los costos y gastos de la organización para poder hacer los recortes necesarios con el fin subsistir.

Hablemos de una empresa de larga trayectoria en el mercado con una presencia en el sector de la construcción nacional, produciendo insumos para si misma.

Impactada precisamente por el descenso de los niveles de construcción en este sector de la economía, estaba considerando el cierre de operaciones de alguna de sus plantas productivas y el cierre también de algunas de las oficinas comerciales; con el ánimo de “racionalizar los costos” y garantizar los retornos sobre la inversión que los accionistas habían realizado en años anteriores,

Se trata de una empresa consolidada desde tiempo atrás que no había  sufrido impacto significativo por crisis locales que había sorteado anteriormente. Con un crecimiento constante y sostenido de sus operaciones, bien estructurada, con una administración centralizada muy fuerte y con sistemas de registro actualizados; contando con los sistemas de comunicación y de administración de los sistemas operativos de todas sus unidades a través de un ERP desarrollado en años anteriores.

Bajo las premisas de abatir los costos y los gastos de la empresa, se comienza a hacer un diagnóstico de la situación real de la organización y se encuentran situaciones que pudieran ser sorprendentes para una empresa que mostraba una solida administración, un crecimiento sostenido y la impresión de tener los sistemas más adecuados.

Los resultados fueron asombrosos.

El primero de ellos es que, estando ya por finalizar el año fiscal correspondiente, aún no se tenían los estados financieros correspondientes al  tercer trimestre del año corriente.

¿Motivo?

La información financiera se registra primero en una hoja de cálculo en la que se hacen los ajustes necesarios y posteriormente se capturan en el Módulo de Costos del sistema ERP para presentar la información financiera.

Esta situación se traduce en una falta muy significativa de oportunidad al no contar con la información financiera apropiada o que teniéndola esté distorsionada, lo cual afectará determinantemente para la toma de decisiones. Cualquier decisión que se basara en información pasada, sería a todas luces inoportuna y quizá no adecuada.

Mediante una revisión integral de los procesos de operación se procede entonces a la tarea de revisar y adecuar el catálogo de Cuentas que brinda el sistema contable para simplificarlo, así como a la definición de un diseño de centros de costos referidos a este catálogo que reflejara la estructura funcional y operativa de la empresa.

A cada planta industrial, a cada unidad comercial y administrativa, se  asignan códigos asociados a las cuentas, para que los registros sean capturados desde las unidades remotas a través del ERP, asegurando métodos de verificación y control para que los registros se capturen en las cuentas correctamente y, a partir del nuevo ejercicio fiscal transferir la tarea de captura a cada unidad con instrucciones y manuales de procedimiento precisos.

Resistencia al cambio seguro que la habría, pero las unidades de alguna manera tenían que entender la importancia y consecuencia de su operación y la necesidad de informar sobre el levantamiento de sus inventarios, órdenes de compra y manejo del flujo de efectivo; con la apreciación de que ahora lo tendrían que hacer directamente en el sistema en tiempo real.

Medidas como las de instrucción remota para la captura de información correcta, son adoptadas por la empresa, así como la política paralela de no sustituir a niveles de mando gerencial que en el período se originaron, hasta esperar los resultados de un análisis realista de la información oportuna.

En espera de los resultados de este análisis, se vislumbró la necesidad de especializar la producción de las plantas con las que cuenta.

Aquellas plantas donde los insumos directos fueran más caros, podrían transferirse a las plantas donde no lo son, vigilando los gastos que se pudieran incurrir en el transporte de las mercancías a las áreas donde dejaran de fabricarse.

También se observó la necesidad de reestructurar el área comercial, ya que  si bien es cierto que el sector de la construcción está hoy en día comprimido, existen áreas o polos de desarrollo como los del Gobierno Federal donde se impulsa la construcción, tanto de vivienda, como de centros turísticos de gran importancia y que, al parecer, el área comercial estaba descuidando.

No sería necesario entonces despedir al personal especializado; tan sólo tendría que brindársele nuevas perspectivas de mercado en beneficio de la empresa y porqué no… de ellos mismos.

Otra área de oportunidad como resultado del análisis integral de la información, es la de aprovechar la infraestructura propia de logística para el movimiento de las mercancías entre las plantas y las unidades comerciales; para hacer de ella un área de negocio que pueda proveer de recursos a la empresa utilizando los tiempos muertos de su equipo de transporte para la transportación de mercancías y materiales de otras empresas, ofreciendo este servicio a empresas vecinas de las localidades en las que realiza operaciones.

El verdadero valor de todo esto es que, contando con la información precisa y confiable en tiempo real a través de un sistema ERP, se le brindan a las áreas directivas las herramientas que les permitan tomar las decisiones más sensatas y certeras; aunado al valor agregado que la formulación de informes detallados puedan generase acorde a las necesidades propias de la operación del negocio y, así mismo, mediante la aplicación de un análisis integral permitan al consultor ofrecer visiones de negocio para poder ofrecer alternativas que permitan continuar expandiéndose y generando recursos para garantizar la permanencia en el mercado que hoy es tan altamente competido y afectado por influencias externas, que están fuera de su alcance.

Aprendamos entonces a valernos de los sistemas desarrollados para tomar decisiones adecuadas y si fuera el caso, no escatimar en introducirlos en la organización, porque seguramente, más temprano que tarde, nos ayudará para sobrevivir.

No olvidemos que este mundo de negocios pertenece a quien está informado y sabe manejar adecuadamente la información y no dejarse llevar tan sólo por la intuición.