por Salvador Hernandez Islas

Inicio este articulo, con una pregunta para él lector... ¿Cuándo fue la última vez que revisó o le pidió a un tercero que verificara los controles en su empresa con el propósito de prevenir o detectar el mal uso de los recursos, o dicho de otra manera, apropiación indebida de los activos?

Comencé con una pregunta debido a que en días anteriores leí una entrevista que le hicieron a un ejecutivo que dirige una compañía de seguridad privada, quien menciona que en México son pocos los delitos económicos (fraude) que se denuncian, y todavía menos los que persiguen y logran que se condene al infractor.

La sensación de que en nuestro país el respeto a la legalidad es cada día menor es también cada vez mayor. El fraude no escapa de esta situación, este se define en la literatura profesional como “distorsiones provocadas en el registro de las operaciones y en la información financiera o actos intencionales para sustraer activos (robo), u ocultar obligaciones que tienen o pueden tener un impacto significativo en los estados financieros”.

A principios de esta década conocimos de los fraudes de Enron, World Comm, Parlamat y otras compañías que motivaron la entrada en vigor de distintas regulaciones. La crisis económica en que estamos viviendo se considera como un factor en el aumento de los delitos económicos (fraude). La literatura profesional    señala    la presencia de tres factores en la ejecución de estos delitos; Incentivos o presión, Oportunidad y racionalización.

Los incentivos o presión se presentan cuando la administración o una persona con suficiente autoridad se encuentra bajo una fuerte presión para lograr ciertos objetivos económicos y las consecuencias financieras de no lograrlo son significativas, por ejemplo los bonos sujetos al logro de un % especifico de la utilidad neta presupuestada. De igual manera puede suceder con un individuo que vive más allá de su capacidad económica.

La posibilidad de suprimir los procedimientos de control es la oportunidad, que alguien con autoridad puede estar esperando para ocultar su conducta. La falta de la preparación de conciliaciones bancarias o la ausencia de inventarios físicos, son ejemplos de procedimientos de control suprimidos o alterados.

Dentro de cada uno de nosotros hay todo un conjunto de aptitudes y habilidades que nos permiten racionalizar nuestros actos, así encontramos individuos que sistematizan sus actos y perciben la apropiación indebida de bienes de terceros o la corrupción como algo normal y aceptado. En este proceso de normalizar su conducta ayuda el que estos hechos no sean castigados. Los delitos económicos en una empresa pueden clasificarse en: Alteración de la información financiera, apropiación indebida de activos y corrupción. No considero que estos dos últimos requieran mayor detalle.

La alteración de la información financiera puede incluir entre otros: La manipulación, falsificación o alteración de registros contables, manifestaciones incorrectas u omisiones de aquellos con autoridad, o bien la aplicación incorrecta de las normas de información financiera.

Hasta ahora he planteado los factores que favorecen los delitos económicos y la clasificación que se hace de ellos, en la siguiente parte describo cuales son los recursos para prevenir y detectar la comisión de estos. Es importante reconocer que en cada organización hay un gran número de personas dispuestas a actuar y a conducirse de acuerdo con las reglas establecidas por la administración, solo que muchas de las veces nadie conoce este conjunto de reglas. La ausencia de niveles de autoridad claros y la falta de segregación de funciones, son una oportunidad para suprimir los procedimientos de control.

La literatura profesional define a los procedimientos de control como “Los procedimientos y políticas que establece la Administración y que proporcionan una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente los objetivos específicos de la entidad”

Así los procedimientos de control tienen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles dentro de una empresa y pueden ser preventivos o detectivos. Los ejemplos siguientes nos facilitarán su comprensión;

• Un código de conducta que identifica los comportamientos de negocio aceptables y señala los costos de aquellas que no son aceptables.

• La elaboración de conciliaciones de cuentas colectivas con una adecuada segregación de funciones detecta en la mayoría de los casos aquellas operaciones no autorizadas.

Entender los factores de fraude y conocer los recursos con que contamos son nuestra primera medida de protección.

La segunda es reforzar y vigilar que los procedimientos de control operen como fueron diseñados y en su caso modificarlos ante las circunstancias.

De tiempo en tiempo una verificación sorpresiva es saludable. La única manera de reducir el número de delitos es prevenir que estos no sucedan y hacer del conocimiento de todos que las reglas son de aplicación estricta para todos y no para unos cuantos.